Специализированная информационная система проектного администрирования для выставочных компаний
Информационная система проектного администрирования EXPOOffice предназначена для:
- ведения выставочных проектов;
- ведения клиентской базы, учета и планирования контактов с клиентами;
- создания единого хранилища проектных документов (коммерческие предложения, договора, сметы, эскизы, планы и т.п.);
- онлайновой работы с докуметами непосредственно в EXPOOffice без необходимости наличия пакета MS Office;
- визуализации и отслеживания хода проекта, отображения интерактивного графика проектов;
- учета любых затрат по проекту, в том числе материалов, оборудования, затрат на автотранспорт и трудозатрат с получением отчетности по каждому проекту и по всей компании в целом;
- возможность расчета фактической заработной платы сотрудников на основе почасовых и помесячных ставок, бонусной части;
- управления складом материалов и арендным складом с возможностью бронирования выставочного оборудования под конкретные объекты и отслеживанием заявок на закупку материалов и оборудования;
- оповещения участников проектов о необходимости выполнения задач и контрольных точках;
- локальной работы в офисе и доступа к системе через Интернет.
Особенности EXPOOffice
- удобная модель ведения множества однотипных проектов;
- быстрое заведение нового проекта и распределение ролей доступа из шаблонов;
- настраиваемая модель процессов работы с документами для администрирования проектов различного уровня сложности;
- управление этапами проекта и сопутствующими документами;
- онлайн создание документов из шаблонов в форматах MS Office: Word, Excel,...
- возможность визуального и автоматического контроля прохождения этапов проекта, проактивное отслеживание контрольных точек проекта;
- разграничение доступа пользователей к различным этапам проекта и документам как на просмотр, так и на изменение;
- фиксация действий пользователей и возможность чёткого распределения ответственности за каждый этап проекта;
- ведение календаря выставок;
- настраиваемая публикация данных о проекте? данных о клиенте и других данных в на Web-сайте или передача данных в автоматическом режиме в другие системы;
- возможность распределённой работы с проектом как через Интранет, так и в локальной сети;
- возможность быстрой доработки под нужны конкретного бизнес-процесса...
Управление клиентами
Модуль управления клиентами предназначен для обеспечения взаимодействия с клиентом. Его основные принципы таковы:
- Наличие единого хранилища информации, откуда в любой момент доступны все сведения о предыдущем и планируемом взаимодействии с клиентами.
- Постоянный анализ собранной информации о клиентах и подготовка данных для принятия соответствующих организационных решений — например, сегментация клиентов на основе их значимости для компании.
Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется).
Возможности модуля управления клиентами:
- Ведение списка всех контактов с клиентом
- Работа со статусами клиентов(ведение "воронки продаж")
- Оптимизированная модель работы с "холодным обзвоном" (coldcall) по потенциальным клиентам
- Поточный ввод новых клиентов
- Планирование будущих контактов с клиентами
- Расширенный набор поисковых параметров для поиска клиентов по большому количеству признаков, включая существующие и запланированные контакты, статусы клиентов, типы контактов и т.д.
Управление проектами
Модуль дает следующие возможности в работе с выставочными проектами:
- Удобная модель ведения множества однотипных проектов;
- Быстрое заведение нового проекта и распределение ролей доступа из шаблонов;
- Настраиваемая модель процессов работы с документами для администрирования проектов различного уровня сложности;
- Управление этапами проекта и сопутствующими документами;
- Возможность визуального и автоматического контроля прохождения этапов проекта, проактивное отслеживание контрольных точек проекта;
- Разграничение доступа пользователей к различным этапам проекта и документам как на просмотр, так и на изменение;
- Возможность назначения членов команды проекта, ответственных за различные этапы проекта в соответствии с ролевой моделью непосредственно в ходе проекта;
- Фиксация действий пользователей и возможность чёткого распределения ответственности за каждый этап проекта;
- Ведение календаря выставок;
- Ведение библиотеки изображений в автоматическм режиме (требуется для работы менеджеров по продажам);
- Возможность распределённой работы с проектом через Интранет и в локальной сети;
- Возможность быстрой доработки под нужды конкретного бизнес-процесса.
Учет и планирование затрат
Модуль учета затрат предназначен для учета затрат в разрезе проектов и подразделений компании, расчета рентабельности проектов, расчета бонусов и заработной платы сотрудников.
- Учет всех затрат в разрезе проектов и вне проектов
- Настраиваемые справочники любых затрат по подразделениям
- Двойное визирование затрат – руководителями подразделений и менеджерами проектов
- Специализированные модели учета трудозатрат и затрат на автотранспорт
- Попроектная и календарная отчетность
- Расчет рентабельности проектов
- Расчет бонусов для сотрудников по различным схемам
- Расчет заработной платы и механизмы учета выплаты заработной платы сотрудникам
- Работа со сметами - создание смет на основании шаблонов, контроль расходов в соответствии со сметой, контроль наличия материалов на складе
- Drill-Down анализ затрат на основе аналитической модели
- Возможность сбора информации о затратах как в финансовом, так и в аналитическом виде
Склады и заявки
Модуль складов и заявок позволяет:
- вести неограниченное количество материальных и арендных складов;
- бронировать арендное оборудование на определенные даты;
- автоматически учитывать стоимость израсходованных материалов и стоимость аренды по проектам;
- снабжать фотографиями все складские позиции , что упрощает менеджерам и технологам выбор арендного оборудования и материалов на производство;
- быстро создавать каталоги с оборудованием для передачи заказчикам.
Заявки представляют собой электронные заказы на выдачу материалов со складов на объекты, а также брони на оборудование и арендные единицы (стулья, столы, презентационное оборудование, инструментарий и т.п.) на определенные периоды времени. Все заявки могут проходить по настраиваемым маршрутам (от подразделения к подразделению). Автор заявок может осуществлять постоянный трекинг заявок по проекту с возможностью контроля исполнения заявок по срокам. Таким образом, всегда видна комплектация объекта и на какой стадии и у кого конкретно находится каждая заявка.
Также поддерживается автоматическое создание заявок на закупку при нехватке на складах, отслеживается неприкосновенный запас и минимальные остатки.
| info@usametrics.ru |