Под заявкой понимается электронный заказ от менеджера проекта на получение материалов на проект, аренду оборудования для проекта или пополнение склада.
Категории заявок
Заявки делятся на две категории:
•Заявки на проект
•Заявки на пополнение склада
Заявки на проект создаются с привязкой к проекту ("из имени" проекта). Заявки на пополнение склада создаются без привязки к проекту.
Заявки создаются пользователями, имеющими для этого соответствующее право. Для создания заявки на проект пользователь должен обладать правом "Создание заявки". Для создания заявки на пополнение склада пользователь должен обладать правом "Создание заявок на пополнение склада".
Жизненный цикл заявки
Заявка создается в проекте. После создания заявки она отправляется на исполнение по маршруту, заранее определенному для данного типа заявки. Попадая в первую папку из маршрута, заявка отображается пользователям, управляющим данной папкой. Эти пользователи могут пропустить заявку дальше по маршруту, отменить её или разделить (исполнить частично). После того, как пользователь пропускает заявку дальше по маршруту, заявка попадает в следующую папку и т.д. Когда заявка пропускается в последней папке её статус меняется на "исполненный" и конечная стоимость заявки прибавляется к затратам по проекту.
Например, для создания проекта производству необходимо получить на складе 10 листов ДСП (первая заявка на рисунке). Менеджер проекта (или ответственное лицо в команде проекта, например, технолог) создает заявку на ДСП. В процессе создания система анализирует наличие ДСП на складе и, поскольку ДСП на складе не оказывается, автоматически создает заявку на закупку. Данная заявка отправляется по маршруту и попадает в папку "Утверждение руководством" (1), которой управляет Коммерческий директор. Коммерческий директор смотрит данную заявку и принимает решение о целесообразности закупки, пропуская заявку дальше. После этого заявка поступает в отдел снабжения (2), где производится закупка указанного в заявке количества ДСП. После закупки представитель отдела снабжения сдает закупленное ДСП на склад, пропуская заявку далее по маршруту. Заявка поступает на склад (в папку "Склад получение") (3), где складовщик отмечает приход указанного количества ДСП, пропуская заявку дальше по маршруту. Заявка попадает в папку "Склад выдача" (4) и становится в очередь на выдачу. В определенное время, отмеченное в заявке представитель производства приходит за материалом на склад, где складовщик выдает 10 листов ДСП и пропускает заявку дальше по маршруту. Заявка попадает в папку "Производство" (5). На производстве используют 10 листов ДСП и пропускают заявку дальше.
Поскольку папок в маршруте больше нет, заявка отмечается как выполненная и в себестоимость проекта попадает сумма заявки (стоимость 10 листов ДСП по цене закупки).
Таким образом, маршрут заявки на закупку определяется папками (1)-(2)-(3)-(4)-(5).