Виртуальные пользователи предназначены для организации групп обычных пользователей, объединенных едиными правами доступа к системе. Виртуальный пользователь не может авторизоваться в системе, однако может участвовать в проектах во всех качествах, в которых может участвовать обычный пользователь.
Виртуальный пользователь имеет имя, список ролей и список пользователей, которые могут работать в системе с правами виртуального пользователя.
Например, в компании есть должность "Дежурный менеджер", который работает с входящими звонками. В данной должности периодически выступают разные менеджеры. "Дежурный менеджер" провести первичные переговоры с клиентом и создать запись о клиенте в списке клиентов. При этом, менеджером клиента может быть поставлен виртуальный пользователь "Менеджер клиента".
В качестве принадлежащих пользователю для "Дежурного менеджера" указаны Бороздин, Бравилов и Воропай, которые работают посменно. Соответственно, каждый из них имеет равные права на работу с клиентом, менеджером которого указан "Дежурный менеджер".
Также, в случае ухода из компании одного из сотрудников (Бороздин, Бравилов или Воропай), виртуальному пользователю можно добавить одного или нескольких сотрудников, а ушедшего из компании сотрудника исключить. Таким образом можно обеспечить взаимозаменяемость сотрудников без изменения данных проектов.
Примечание. Еще одним способом применения виртуальных пользователей является создание для каждого реального пользователя дополнительного виртуального пользователя. При этом в системе все действия осуществляются с виртуальными пользователями, что позволяет быстро заменить сотрудника на другого без каких-либо дополнительных действий по переназначению менеджеров проектов, ответственных за клиентов и других связей с данными, хранимыми в системе.