Для всех видов затрат в системе предусмотрена модель двойного визирования. Данная модель подразумевает распределение ответственности между лицами, вносящими информацию по затратам в систему и лицами, контролирующими данные затраты.
Основное преимущество модели двойного визирования затрат заключается в увеличении общей прибыли компании за счет подконтрольного сокращения и систематизации затрат.
Типичная для других систем модель учета затрат подразумевает внесение затрат одним или несколькими ответственными лицами и отсутствие правильности внесения данных со стороны других лиц.
Система двойного визирования подразумевает необходимость проставления визы (подписи) лицами, несущими затраты и лицами, данные затраты принимающими к учету. Это позволяет осуществлять контроль за внесением расходов лицами, непосредственно не влияющими на появление данных расходов.
Также поддерживаемая в системе модель формирования бонусов на основе сальдо проекта (разницей между поступлениями денежных средств по проекту и расходами по проекту) формирует заинтересованность у менеджеров проектов в сокращении затрат.
Для различных видов затрат используются различные варианты двойного визирования, разделяющиеся на два класса:
1) Внесение затрат подразделениями, несущими расходы - первое визирование по подразделениям - второе визирование проектными менеджерами
2) Внесение затрат службами, несущими расходы - первое визирование на уровне служб - второе визирование проектными менеджерами
Основное отличие двух данных моделей заключается в следующем:
1) В первой модели визирование расходов осуществляется по подразделениям. Для каждого подразделения определяется одна или несколько групп расходов, которые данное подразделение может нести. Например, Производство несет расходы по материалам, оборудованию, питанию сотрудников на производстве, Администрация несет представительские расходы и расходы на содержание офиса и т.п. В данном случае внесение расходов подразделением осуществляется по проектно, а визирование по всему подразделению.
2) Во второй модели визирование расходов осуществляется по проектам. К данной модели визирования относятся трудозатраты и автозатраты, ответственность за внесение которых возлагается на выделенные службы (отдел кадров/табельщики и автопарк). Поскольку данные службы используют только собственные специфические виды расходов, то пользовательские интерфейсы ввода затрат оптимизированы под данные службы и первое визирование расходов ведется по проектно.