Введение
Модуль загрузки табеля учета рабочего времени предназначен для занесения в систему EXPOOffice информации об отработанных сотрудниками компании часах в автоматическом режиме. Загрузка данных может производиться из файлов MS Excel (.xls, .xlsx) определенного формата. Загрузка табеля может осуществляться только для сотрудников с почасовой формой оплаты.
Формат файла для загрузки
Excel файл должен содержать как минимум 3 столбца, именованных A, B и C (такие наименования Excel предлагает по умолчанию).
Колонка |
Excel -тип данных |
Описание |
A |
Текстовый |
Идентификатор сотрудника во внешней системе. При настройке EXPOOffice данный идентификатор ставится в соответствие конкретному сотруднику в справочнике сотрудников, связывая, таким образом, сотрудника во внешней системе и сотрудника в EXPOOffice. |
B |
Дата |
Дата, на которую вносятся в EXPOOffice отработанные часы |
C |
Числовой |
Количество часов, отработанных сотрудником |
остальные колонки, если они присутствуют в Excel-файле, игнорируются. Заголовки колонок должны отсутствовать.
Настройка EXPOOffice
Для настройки импорта табеля в EXPOOffice необходимо для каждого сотрудника указать его внешний код. Данный код будет связывать запись о сотруднике в EXPOOffice и запись с импортируемыми данными об отработанных часах из файла Excel. Внешний код может быть как числом, так и любым набором символов (например, фамилия сотрудника).
Для тех сотрудников, у которых отсутствует внешний код, загрузка табеля не осуществляется.
Процесс загрузки данных
Последовательность загрузки данных:
1.Пользователь выбирает файл на диске и нажимает ссылку «Загрузить».
2.Данные из загруженного файла показываются на экране. Зеленым цветом показываются данные, для которых найдены сотрудники из справочника сотрудников EXPOOffice.
3.Пользователь выбирает режимы загрузки и нажимает кнопку «Загрузить».
После окончания загрузки EXPOOffice показывает общее количество записей в исходном файле, количество загруженных записей и количество отвергнутых записей.
Режимы загрузки
Режимы загрузки определяют, каким образом будут загружаться данные из Excel-файла.
Тип ставки – пользователь может выбрать, по какой ставке в дальнейшем будут тарифицироваться загружаемые часы.
Куда загружать – «Загружать как проверочные данные» или «Загружать как основные данные». Проверочные данные не влияют на расчет заработной платы и несут исключительно информативную функцию, позволяя визуально (а, возможно, впоследствии, и автоматически) выявить расхождения загруженных данных с данными, введенными вручную. Загрузка основных данных наоборот, имитирует ручной ввод данных. Внесенные данные впоследствии могут быть отредактированы или удалены.
Перезаписывать существующие данные – при включении данного режима загрузки если загружаемые данные повторяют ранее загруженные и введенные, то они перезаписываются. Например, за 25.02.2014 для сотрудника Сидоров по ставке «Базовая» были внесены 8,5 отработанных часов. Впоследствии, при автоматической загрузке данных, количество отработанных часов за этот день изменилось на 7,5. Если указанный режим не включен, то если при загрузке данных обнаруживается, сто для сотрудника в загружаемый день по указанной ставке уже были введены данные ранее, то загружаемые данные игнорируются.
Особенности загрузки данных
Автоматическая загрузка всегда загружает отработанные часы сотрудников БЕЗ привязки к проектам. Если у сотрудника УЖЕ ВВЕДЕНЫ данные с привязкой к проектам, то при загрузке часы добавляются. Например, 25.02.2014 для сотрудника «Сидоров» по ставке «Базовая» были внесены 4,5 отработанных часов по проекту 347, 2 часа по проекту 876 и 3 часа без привязке у проекту. Итого по Сидорову за день отработка составляет 9,5 часов.
В загружаемых данных у Сидорова 8 отработанных часов.
При автоматическом вводе в режиме «Загружать как основные данные» и «Перезаписывать существующие данные» данные по базовой ставке будут заменены на 8 часов, и общая отработка Сидорова по данному дню составит 14,5 часов.
Отображение загруженных данных
Загруженные данные отображаются в форме ввода трудозатрат сотрудников с почасовой оплатой. Контрольные данные отображаются рядом с основными данными. Также в строке каждого сотрудника отображается общая сумма отработанных за день часов и соответствующее суммарное контрольное значение.
