Сметы создаются пользователями в этапах типа "Смета". После создания все сметы сохраняются в системе с привязкой к проекту и могут быть использованы в общем цикле использования смет, описанном ниже.
В процессе цикла использования сметы порождается набор документов, каждый из которых несет собственную информационную нагрузку. К таким документам относятся:
•Техническое описание
•Спецификация
•Лист закупок
•Акт Сверки
«Техническое описание» представляет собой смету с дополнительными комментариями, включающими описание позиции сметы (например, цвет материала или изделия).
«Спецификация» представляет собой набор данных, включающий описание конечный позиций и изделий.
«Лист закупок» представляет собой список материалов, которые необходимы для изготовления изделий.
Общий сценарий работы на основе сметы можно описать следующей схемой:
1. На основе созданной в проекте сметы создается дополнительный документ "Техническое описание", который позволяет для каждой позиции сметы указать дополнительные сведения. Эти сведения требуются конструктору, который получает документ "Техническое описание" для подготовки чертежей объекта и расчета создаваемых в рамках проекта изделий и требуемых для их изготовления материалов.
2. Конструктор получает данные из сметы и Техническое описание, на основании которых изготавливает необходимую техническую документацию (чертежи). Эти действия конструктора осуществляются ВНЕ системы.
3. Конструктор на основании чертежей создается два документа: "Спецификацию" и "Лист закупок". В Спецификации конструктор описывает изделия, которые необходимо изготовить производству, а также изделия, не требующие изготовления (например, мебель, электрооборудование и другие элементы, не требующие изготовления). В Листе закупок Конструктор описывает необходимые материалы для изготовления описанных в Спецификации изделий.
4. После создания "Спецификации" и "Листа закупок" осуществляется проверка соответствия данных в указанных документах с данными по смете. Для этого используется "Акт Сверки", который показывает соответствие позиций в указанных документах.
5. На основании Спецификации и Листа закупок создаются Заявки на арендные позиции и материалы.
Дополнительные описания документов
Документ «Техническое описание» совпадает по позициям со сметой с достаточной степенью точности, что определяет возможность автоматизированного формирования шаблона документа «Техническое описание» на основании сметы.
Документ «Спецификация» не имеет точного совпадения по позициям со сметой, поскольку создается на основе чертежей конструктора, выполняющихся вне системы. При этом спецификация содержит данные по изделиям (собранным конструктивным элементам), отсутствующим в смете.
Документ «Лист закупки» формируется на основании спецификации и чертежей конструктора вручную. Точноt соответствия между документом «Смета» и «Лист закупки» не имеется, что не позволяет автоматически формировать документ «Спецификация» на основе документа «Смета».